Hướng dẫn sử dụng chức năng báo giá

Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý báo giá

Quản lý báo giá

Lập báo giá

Từ màn hình tổng quan, người sử dụng bấm chọn “Hoạt động kinh doanh” để truy cập phân hệ.

Tại màn hình tiếp theo, từ trình đơn bên trái, người sử dụng bấm chọn “Lập báo giá”

Chương trình sẽ điều hướng sang màn hình lập báo giá. Quá trình lập báo giá được thiết lập theo 4 bước như hình sau:

Trong đó:

• Step 1: Cập nhật thông tin khách hang, dịch vụ và loại hình báo giá
• Step 2: Cập nhật thông tin về hàng hóa
• Step 3: Cập nhật thông tin về đối tác vận chuyển
• Step 4: Cập nhật thông tin về các sản phẩm dịch vụ do Kido cung cấp

Các bước thực hiện chi tiết:

Step 1:

• P.I.C: Là trường bắt buộc, mặc định sẽ lấy thông tin của nhân viên của người đăng nhập, nếu người người đăng nhập muốn lập báo giá cho nhân viên khác, vui lòng chọn thông tin tương ứng.
• Phone: Là trường chỉ đọc, người dùng không thể nhập thông tin tại trường này, thông tin sẽ được tự động lấy theo thông tin của trường P.I.C tương ứng.
• Email: Là trường chỉ đọc, người dùng không thể nhập thông tin tại trường này, thông tin sẽ được tự động lấy theo thông tin của trường P.I.C tương ứng.
• Date: Là ngày lập báo giá, mặc định thì hệ thống sẽ lấy theo ngày hiện tại. Định dạng sẽ phụ thuộc vào ngôn ngữ mà người dùng đang sử dụng (Ví dụ: nếu ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Việt, định dạng sẽ là Ngay/Thang/Nam, nếu ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, định dạng sẽ là Thang/Ngay/Nam.
• Customer: Là trường bắt buộc, người dùng chọn một khách hàng từ danh sách xổ xuống, trường hợp chưa có thông tin khách hàng, người dùng có thể bấm vào biểu tượng để mở màn hình thêm mới thông tin khách hàng.
• Service: Là trường bắt buộc, người dùng chọn một dịch vụ từ danh sách xổ xuống.
• Term: Là trường bắt buộc, người dùng chọn một đối tượng từ danh sách xổ xuống.
• Quotation type: Là trường bắt buộc, người dùng chọn một đối tượng từ danh sách xổ xuống. Dữ liệu bao gồm 2 loại: CaseByCase và Bidding. Trong đó, chọn CaseByCase khi đã có thông tin chi tiết về loại hàng hàng, ngược lại thì chọn Bidding để lập báo giá tổng quát.
• Korean team manager: Là trường bắt buộc, thông tin được chọn sẽ được hiển thị tại phần Header và Footer khi kết xuất báo giá ra tệp PDF. Sau khi hoàn thành, người dùng bấm nút Tiếp theo để sang bước tiếp theo.

Step 2:

• Commodity: Tên hàng hóa, là trường bắt buộc nếu loại báo giá được chọn ở Step 1 là CaseByCase, ngược lại thì không bắt buộc. Chương trình sẽ hiển thị các loại hàng hóa đã có trong hệ thống (nếu có) khi người dùng nhập từ 2 ký tự trở lên. Nếu có tên hàng hóa phù hợp, người dùng có thể bấm chọn để rút ngắn thời gian nhập liệu.
• Quantity: Số lượng hàng hóa, là số lượng thực tế của hàng hóa, có thể bỏ qua nếu loại báo giá là Bidding. Tại ô đơn vị, người dùng có thể nhập tên đơn vị hoặc chọn từ danh sách xổ xuống. Số lượng hàng hóa là dữ liệu kiểu số, ký tự phân tách hàng nghìn phụ thuộc vào ngôn ngữ mà người dùng đang sử dụng.
• Weight: Trọng lượng của một gói hàng tương ứng, tại ô đơn vị, người dùng chọn một đối tượng từ danh sách xổ xuống. Trong lượng hàng hóa có thể bỏ qua nếu loại báo giá được chọn là Bidding.
• Dimension: Kích thước của một gói hàng, L,W,H tương ứng với Dài, Rộng và Cao, tại ô đơn vị, người dùng chọn một đối tượng tương ứng.
  Sau khi hoàn thành, người dùng bấm nút “Tiếp theo” để sang bước tiếp theo.

Step 3:

Gross Weight: Tổng trọng lượng của hàng hóa Volume Weight: Tổng thể tích của hàng hóa Chargeable Weight: Trọng lượng tính phí hàng hóa Origin: Cảng xuất phát, người dùng chọn một đối tượng từ danh sách xổ xuống, nếu chưa có, người dùng có thể bấm vào biểu tượng để thêm dữ liệu mới. Destination: Cảng đến, người dùng chọn một đối tượng từ danh sách xổ xuống, nếu chưa có, người dùng có thể bấm vào biểu tượng để thêm dữ liệu mới. Thông tin cảng xuất phát và cảng đến là khác nhau. Currency: Đơn vị tiền tệ để tính phí, người dùng chọn một đối tượng từ danh sách xổ xuống Carrier: Đối tác vận chuyển, người dùng chọn một giá trị từ danh sách xổ xuống, nếu chưa có, người dùng có thể bấm vào biểu tượng để thêm mới. Sau khi chọn Carrier, thông tin sẽ được hiển thị xuốn bảng phía dưới. Tại bảng này, người dùng nhập giá vào các ô tương ứng, chọn dữ liệu tại điểu khiển xổ xuống. Tại bảng nhập thông tin, người dùng lưu ý thông tin sau:

• Người dùng vui lòng bấm phím Enter hoặc phím Tab để thực hiện việc lưu thông tin giá vào hệ thống.
• Để xóa Carrier, người dùng bấm vào biểu tượng tại dòng tương ứng để xóa thông tin. Sau khi hoàn thành, người dùng bấm nút “Tiếp theo” để sang bước tiếp theo. Màn hình step 4:

Currency: Đơn vị tiền tệ để tính giá dịch vụ, người dùng chọn một đối tượng trong danh sách xổ xuống. Chọn dịch vụ: Chọn dịch vụ do Kidoexpress cung cập. Người dùng bấm vào nút “Chọn dịch vụ”, chương trình sẽ mở màn hình chọn sản phẩm dịch vụ như hình dưới đây:

Để chọn thông tin, người dùng bấm vào một hoặc nhiều vào biểu tượng hộp kiểm , sau khi đã chọn, người dùng bấm nút “Xác nhận” để lưu thông tin, màn hình Step 4 xuất hiện lại như sau.

Tại danh sách sản phẩm dịch vụ, người dùng nhập giá vào ô nhập giá cho các sản phẩm tương ứng, nếu giá xác định tính theo giá thực tế, người dùng tích chọn vào hộp kiểm , nhập đơn vị cho sản phẩm. Lưu ý nhập thông tin giá:

• Giá phải nhập kiểu số
• Sau khi nhập dữ liệu tại các ô nhập liệu, vui long bấm phím Enter hoặc Tab để thực hiện việc lưu thông tin.
• Bấm vào biểu tượng để xóa sản phẩm tại dòng tương ứng Sau khi hoàn thành, người dùng bấm nút “Xác nhận” để hoàn thành quá trình lập báo giá. Chương trình sẽ tự động điều hướng sang màn hình chi tiết báo giá. 1.2. Chi tiết báo giá Sau khi quá trình lập giá hoàn thành, chương trình sẽ tự động điều hướng sang màn hình sau:

Tổ hợp thao tác theo chức năng: Thể thực hiện các thao tác, người dùng bấm vào biểu tượng tại góc phải phía trên cùng của màn hình, các chức sẽ xổ xuống như sau:

Thêm mới: Chức năng điều hướng sang màn hình Lập báo giá. Chỉnh sửa: Chức năng điều hướng sang màn hình Chỉnh sửa thông tin báo giá. Gửi báo giá: Chức năng gửi thông tin báo giá cho khách hàng. Xuất PDF: Chức năng kết xuất báo giá ra tệp PDF. Sao chép: Chức năng tạo một báo giá mới với thông tin giống như báo giá gốc. Xóa: Chức năng xóa thông tin báo giá. 1.3. Gửi báo giá Tại màn hình chi tiết báo giá, người dụng sử dụng chức năng “Gửi báo giá”, chương trình mở màn hình như sau:

Tại màn hình này, người dùng kiểm tra lại thông tin như: Địa chỉ email, tiêu đề email, nội dung email. Người dùng cũng có thể xem báo giá dạng tệp PDF bằng cách bấm vào tệp đính kèm. Sau khi kiểm tra thông tin phù hợp, người dùng bấm vào nút “Xác nhận”, chương trình sẽ tự động gửi email với tệp báo giá đính kèm đến email cho khách hàng. 1.4. Tra cứu thông tin báo giá Tại trình đơn bên trái của chương trình, người dùng bấm chọn một trong các chức năng sau: Tất cả: Toàn bộ danh sách báo giá đã lập. Chờ gửi: Chỉ hiện thị danh sách các báo giá đã lập nhưng chưa được gửi cho khách hàng. Đã gửi, chờ phản hồi: Chỉ hiện thị danh sách các báo giá đã gửi cho khách hàng, nhưng chưa được khách hàng phản hồi. Báo giá t hành công: Chỉ hiển thị danh sách các báo giá mà khách hàng đã phản hồi với trạng thái là “Đồng ý”. Báo giá thất bại: Chỉ hiển thị danh sách các báo giá mà khách hàng đã phản hồi với trạng thái là “Từ chối”. Sau khi chọn một trong các chức năng kể trên, chương trình sẽ điều hướng đến màn hình như sau:

Người dùng lọc danh sách báo giá theo các tiêu chí sau:

• Service: Lọc theo dịch vụ
• Term: Lọc theo điều khoản
• Customer: Lọc theo khách hàng
• Saler: Lọc theo nhân viên lập báo giá
• My quoctation: Tích chọn để lọc ra danh sách báo giá mà người dùng đang đăng nhập đã lập
• Is Draft: Tích chọn để lọc ra danh sách báo giá đang trong quá trình tạo lập (các báo giá chưa được xác nhận tại Step 4). Để xem chi tiết thông tin báo giá, người dùng bấm vào liên kết trong danh sách. Người dùng bấm vào biểu tượng trong danh sách để thực hiện chức năng: Xem chi tiết, chỉnh sửa và xóa báo giá.